miércoles, 13 de abril de 2011

ORGANIZACION DE UNA REUNION


Cuando nuestro jefe nos dé «la orden» y nos indique para cuándo quiere la reunión o el encuentro, debemos ponernos manos a la obra, solicitar todo el material necesario y organizar una
programación con todos los detalles.
 
Uno de los puntos más importantes es definir el objetivo del encuentro (nos lo da el jefe, claro). Si vamos a exponer un proyecto a otra empresa, tendremos que organizar todo el material que tiene que ver con ese proyecto y la información que queremos facilitar a la otra empresa. También debemos documentarnos sobre la otra empresa para conocerla mejor y no encontrarnos con alguna sorpresa.
 
Si la reunión es en otra empresa, es necesario facilitar a todos los asistentes los datos completos del lugar de la reunión, preferiblemente por escrito, con gran claridad y precisión.
 
Si el lugar al que vamos no es de fácil localización, podemos agregar un pequeño plano que nos facilite encontrarlo.
 
Ten en cuenta otras reuniones del jefe para que llegue a tiempo a esta, dejando libre un margen de tiempo prudencial antes de cada una de ellas.
 
Si se alarga algún encuentro o si, por cualquier otra circunstancia, es seguro que no va a llegar a tiempo a la reunión, notifique este retraso a la otra empresa.
 
Si la reunión es en nuestra empresa, debemos preparar el lugar del encuentro (sala o despacho), así como todo el material necesario para la presentación (proyectores, pizarras, diapositivas, etc.), material para los visitantes (folios, bolígrafos, etc.), y cualquier otro detalle accesorio (botellas de agua, refrescos, etc.) y comprobar que todo funciona correctamente.
 
Hay pequeños detalles, como que funciona lailuminación, la refrigeración o la calefacción, y demás elementos necesarios. Un pequeño detalle puede retrasar una reunión e incluso
cancelarla, con el consiguiente desgaste de imagen.
 
También debes tener en cuenta otros detalles que pueden retrasar el comienzo de la reunión; es necesario comprobar si hay sillas suficientes, si lo micrófonos funcionan bien, que la sala esté limpia y ordenada, etc.
 
Por cierto, en las zonas de fumadores, si las hay, los ceniceros deben estar limpios.
Si ponemos algún tipo de refresco o café, debemos comprobar que tenemos suficiente cantidad para reponer en caso de ser necesario (por si se alarga la reunión más de lo previsto, por ejemplo).
 
Cuidar de que la sala tenga una temperatura adecuada. No hay nada peor que pasar mucho frío o calor en una reunión, con la incomodidad que ello supone para todos los asistentes.
 
COMENTARIO: con respecto a lo anterior visto, debemos recordar que la primera impresión es muy importante, y hay que causarla buena.
En definitiva, crear un ambiente agradable, para que la reunión sea un éxito. Cualquier detalle, por pequeño que parezca puede ser de gran importancia para el éxito del encuentro. Hay que tomar en cuenta que para que una reunión salga excelente, hay que planearla con anticipación, para reunir todos los elementos necesarios que utilizaremos en ella, asi como confirmar la asistencia de los invitados.

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