lunes, 2 de mayo de 2011

ARTÍCULO SOBRE REUNIONES DE TRABAJO

REUNIONES DE TRABAJO IMPRODUCTIVAS

Todos hemos recibido un mail donde se nos solicita nuestra participación en una reunión para ver un tema determinado y muchas veces hemos dicho : “otra reunión, ¿a qué hora realmente voy a trabajar?”
Y es que las reuniones en el trabajo son cada vez mas contínuas, mas largas y muchas de ellas mas improductivas. Si ustedes ya tienen algunos añitos laborando, podrán comprobar que antes tenían menos reuniones y ahora prácticamente todo el día están en ellas.

¿Qué hace que tengamos tantas reuniones?, ¿mucha desorganización y se necesita una reunión para ponerse de acuerdo?, ¿muchos temas al mismo tiempo por lo que se requiere toma de decisiones en conjunto?, ¿muchas cosas que mostrar?
Leí un libro titulado “Paren la reunión, quiero salirme” que no recuerdo en estos momentos el autor. Bueno, en este libro el autor contaba sus experiencias y demostraba que él había sido exitoso sin convocar a una sola reunión. Todo lo basaba en una coordinación uno a uno.

De repente eliminar completamente las reuniones sea una alternativa extrema pero si estoy seguro que pueden reducirse considerablemente ya que hay temas que pueden tratarse rápidamente en una coordinación con otra persona y luego con otra mas y solucionado el tema.

Quizá no puedas cambiar a la organización entera, pero en mi opinión, antes de convocar a una reunión hay que preguntarse si realmente el tema amerita una convocatoria, si las personas que voy a invitar son realmente las que deben estar, cuál es el objetivo de la reunión, etc.
Podemos leer el artículo “Trece Tips para tener Reuniones Efectivas” donde se detallan interesantes consejos para que si no nos queda otro remedio que convocar a una reunión, dicha reunión sea lo mas efectiva posible tanto para tí como para las personas que has convocado.


TRECE CLAVES PARA UNA REUNIÓN EFECTIVA
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1) Invierte el tiempo necesario para planear la reunión.
2) Evalúa si en verdad es necesario reunirse físicamente.
3) Identifica quién debe asistir.
4) Identifica claramente el objetivo a lograr en la reunión. Entre más claro sea el objetivo, mayormente estarás contribuyendo al logro del mismo
5) Identifica tanto el resultado ideal, como el resultado mínimo aceptable para la reunión. Procura validar esto con alguna persona que conozca el tema en cuestión.
6) Define la agenda de puntos a cubrir en la reunión.
7) Identifica quién realizará cada rol básico: director -responsable de diseñar la reunión-, facilitador -coordina las participaciones y es el responsable de honrar los compromisos de la agenda, mantiene la discusión enfocada en el objetivo-, secretario -toma nota de los puntos discutidos y acuerdos alcanzados-, y los miembros participantes.
8 ) Distribuye la agenda entre los participantes por lo menos dos días antes, así les ayudarás a que se preparen para contribuir en la reunión. Si necesitan leer o conocer algún material para prepararse para la reunión, asegúrate de enviárselos con la debida anticipación.
9) ¡Sigue la agenda durante la reunión! Comienza la reunión a tiempo, expresando claramente el objetivo y los resultados esperados; lee la agenda que todos deben ya de conocer.
10) Pide a los participantes que apaguen su teléfono celular al iniciar la reunión.
11) Al final de la reunión, el director de la reunión debe resumir lo que se ha decidido, los pasos de acción identificados.
12) Las notas de la reunión solo deben contener los aspectos más importantes discutidos y acordados.
13) Asegúrate de enviar las notas de la reunión a todos los participantes en las siguientes 48 horas, enfatizando los pasos a seguir y los responsables de cada acción.

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